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給与アウトソーシングで業務効率化を実現!

中小企業こそ給与計算アウトソーシングが必要。導入を検討してみませんか。

中小企業の経営者様。急に慌てないように「給与計算アウトソーシング」の導入を検討してみませんか。

中小企業の経営者様としては、少数精鋭の従業員で利益を生みたいというところが本音でしょう。
そのため、作業自体が収益を生まない給与計算作業は、限られた社員が一人で担当しているのが現実でしょう。

給与計算業務の属人化・ブラックボックス化
担当者を限定していることは、作業の流れ全体を把握しているため、融通が利く半面、作業内容は属人化・ブラックボックス化しがちです。

担当者の急な不在の場合、代わりの人材確保が困難
もし、その担当者が病気や退職で不在になった場合、替わりの人がいないため最悪、給与の支払いがストップしてしまいます。
いざ、給与計算の経験者を採用しようと思っても、最近の人不足の中、中途採用の募集は困難を極め、かえって募集コストが増えてしまう原因になるでしょう。

業務の短期集中による一時的負担が発生
また、社員の働き方を改善するという意味でも給与計算の担当者だけ、給与計算が行われる毎月決まった日数は自由に有給休暇が取れない、その期間だけ集中的に残業が発生するということも問題です。

社内で給与計算業務を行うリスク

スポット的なイベントは、急な増員が必要
ましてや、年末調整や住民税の更新時期というイベントは作業量が多く担当者一人では処理しきれない場合が多いでしょう。
そのタイミングだけ臨時的に人を増やすと人的コストだけでなく管理コストも増すことが課題です。

以上のようなリスクを管理する意味でも
一度、外部への給与計算をアウトソーシングすることを考えてみてはいかがでしょうか。

中小企業こそ、生産性を上げるため効率的に経営をする必要があります。
ひとりひとりの社員が収益に直結するコア業務・専門業務に集中させることが大切ではないでしょうか。

1. アウトソーシングを勧める理由

アウトソーシングを勧める理由

ここで、給与計算のアウトソーシングを勧める理由をまとめてみました。

1. 収益を生むコア業務に専念できる

収益を生まない給与計算、社会保険の手続きなどにかかる人員を収益を生むコア業務にあてることで、より効率的な経営にできる。

2. 属人化・ブラックボックス化の防止

担当者1名に任せていると、属人化・ブラックボックス化を生み、急な休職や退職が発生した場合、経験のある中途採用者を確保することが難しい。

3. 経営者や役員の給与を社員に知られずにすむ

経営者や役員の給与を社員に知られずにすみ、社内でいらぬ軋轢を生まずに済む。

4. 社会保険などの法改正にも対応

1年に1回変更される社会保険などの法改正に対応でき、適正な給与計算が可能になる。

5. 業務の平準化で職場環境の改善に

業務の短期集中による一時的負担を減らし、業務の平準化ができるので、職場環境の改善につながる。

6. コスト削減全般に関する相談も可能に

いいアウトーサーだと、給与計算だけでなくコスト削減全般に関する相談相手ができる。

7. スポットのイベントにも急な増員が不要

年末調整や住民税の年度更新などスポット的なイベントも任せることで、急な増員に対応しなくてよい。

など、いい対応をするアウトソーシング企業を見つけることが大切であると言えます。

2. アウトソーシングに対する懸念点とその解決法

おそらくアウトソーシングを経験したことがない経営者様としては、以下のような懸念点をお持ちではないでしょうか。

1. 情報漏えいが発生するのではないか

情報漏えいが発生するのではないか

自社の内部情報を外部企業に渡すと情報が洩れてしまうのではないかという心配があると思います。

そのため、アウトソーシング企業とのデータのやりとりの際はパスワードの設定、SSL通信(暗号化)された空間でのサーバー保存を心がけている企業を選ぶようにしましょう。

また、プライバシーマークを保有している企業の方が個人情報の取扱いに配慮しているため、漏洩の可能性が低いといえます。

ただし、情報漏えいについては、不正アクセスによる漏えいがニュースで取りざたされていますが、実際は、非常にアナログなケースが多いことも知っておく必要があります。

情報漏えいは、アナログな原因が全体の7割を占める結果に

事実、「日本ネットワークセキュリティ協会」の調査報告書によれば、不正アクセスによる原因は全体の17%程度で、誤操作、紛失・置忘れ、管理ミス、不正な持ち出し、盗難などのアナログな原因が全体の7割を占める結果となっています。

■日本ネットワークセキュリティ協会ホームページ参照
https://www.jnsa.org/result/incident/

そのような意味では、データ管理を厳しく徹底している企業に任せてみるのも1つの手段ではないでしょうか。

2. 対応が悪いのではないか

たしかに、給与計算をアウトソーシングした場合、自社の社員が対応しているときよりもタイムラグが発生することは否めません。

ただ、給与計算は、特殊ではありますが定型的な作業のため、毎月繰り返しされるものです。
一度軌道に乗ってしまうとルーチンで進捗するものではないでしょうか。

レスポンスよく対応してくれる企業

それでも連絡した際にすぐに応答してほしいということであれば、アウトソーシング企業の担当者が電話やチャットツールなどでレスポンスよく対応してくれる企業を選択することで解決すると思われます。

3. まとめ

以上で、中小企業は給与計算のアウトソーシングを導入すべきという理由について整理いたしました。
急な退職や休職で困ってしまい、不安のままアウトソーシング企業を探す前に、リスク管理の一手法として、まずは導入可否について、事前に相談してみてはいかがでしょうか。

株式会社シスプロでは、「給与プロ」という給与計算アウトソーシングサービスを提供しております。
勤怠管理からウェブの給与明細、経理業務の代行まで人事・総務・経理関連のアウトソーシングを行っておりますので、一度お気軽にご相談いただけると幸いです。

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