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給与アウトソーシング/代行で業務効率化を実現!

給与計算アウトソーシング・代行のメリット・デメリット、料金の相場や導入のポイントをご紹介します

給与計算アウトソーシング/代行とは?

給与計算アウトソーシング/代行とは?

給与計算は企業活動に欠かせない業務ですが、その業務自体が直接売上や利益を生まないため、いかに効率よく行うかが重要なテーマです。特に中小企業の場合、専任担当者を置くにも人件費がかかるため、経営者自らが担当している場合も多いようです。本来、経営者はさらに生産性や収益性の高い業務に注力すべきですが、必ずしなくてはならいない業務のため、仕方なく社長が行っていることも多いのです。

給与計算は、煩雑な面があり、内容を良く知っていないと出来ない業務と思われていますが、実は法律や社内の給与規定に基づいて行っている定型業務であり、アウトソーシング(代行)し易い業務なのです。

給与計算業務の難しさ、資格が必要?

給与計算の概要

給与計算では、タイムカードの勤怠データと、人事で保存しているその人の基本給、役職手当、家族手当、住宅手当などの固定データから総支給額を計算し、所得税や社会保険料を計算、控除して手取り額を計算し、従業員に振り込みます。さらに、年末には所得税を再計算する年末調整や、市県民税の特別徴収処理などもあります。

また、所得税や社会保険料は税務署や社会保険事務所に支払う手続きもあります。

給与計算の難しさ

給与計算はこのように支給項目や控除項目が多く計算が煩雑なこと、ミスをすると大きな問題になること、自社の就業規則だけでなく、労働法や税法にも一定の知識が求められるなどの難しさがあります。しかも、毎月短期間の間にこなさなければならないという制約もあります。

さらに、給与計算が難しいと思われているもう一つの要因に、資格が必要だと勘違いされている面があります。
それは、給与計算に関連する社会保険関連の申告業務の代行などは、社会保険労務士の資格が無いと出来ないということです。つまり、給与計算だけでなく、社会保険関連の申請も代行してもらいたい場合は、委託先企業にその資格があるかどうかが問題というだけです。給与計算自体には特定の資格は必要ありません。

では、こんなに煩雑な給与計算をアウトソーシング(代行)にした場合のメリットとデメリットを比較検討してみましょう。

まずは給与プロへお気軽にご連絡ください

給与計算アウトソーシング/代行のメリット

正確な計算

アウトソーシング/代行を行う会社では、専用のシステムやスタッフを準備していますので、正確性は折り紙付きです。特に社内では行わないような入念にチェックなども行っています。

コストの節約

社内で行っていた時に比べて、まず給与計算に関わるコストが明確になります。アウトソーシング/代行コストが人件費に比べて下回れば利益が生まれることになります。さらに、担当者をより生産性の高い仕事に回すこともできます。アウトソーシングすれば、給与システムの保守料や法令改正に伴う追加費用も不要になります。

リスク回避

給与計算業務が特定の担当者に偏ると、もし、その担当者が病気やけがで長期欠勤した場合、給与処理がストップしてしまいます。給与の支給が遅れると、従業員からの信頼は失墜し、士気にも関わるため、売上にも悪影響を及ぼします。また、特定の専門家だけしかできない業務は不正の温床にもなりかねません。

法令改正の対応

アウトソーシング/代行を行う会社では、常に最新の労働法・税法の情報を収集しています。様々な企業規模や業界に対応できるように情報収集しているため、漏れや遅延はありません。自社の担当者にそれを求めるのは当然ですが、能力や負担に課題があります。

退職・休職に伴う人員確保

給与計算業務は通常、最低限の人員で担当しているか、経理などの他部署で兼務している場合がほとんどですが、退職者や休職者が出た場合、急に人員を確保するのは非常に困難です。

さらに、給与計算関連の業務には毎月の給与の他に、年末から年明けに行う年末調整や、5月~6月にかけて行う市県民税の更新処理など、一時的に業務が膨大になる時期があります。不足した人員ではとても賄えない業務量を短期間に処理しなくてはなりませんが、申請書のチェックや問い合わせ対応などデリケートな部分も多く、容易ではありません。しかし、アウトソーシング/代行の場合は全く考慮する必要はありません。

給与計算アウトソーシング/代行のデメリット

追加費用発生の可能性

給与制度や就業規則そのものが変わった場合、打ち合わせや支給項目・控除項目の再設定など、初期費用が発生する場合があります。制度の変更がある度に、この費用は発生の可能性があります。

ノウハウが蓄積しない

常にアウトソーシング/代行で処理していると、自社内に給与計算の知識や手順を知っている社員が居なくなるため、社内に給与計算のノウハウが蓄積されなくなります。
また、問い合わせに対する対応もタイムリーに出来なくなる可能性もあります。
さらに、就業規則や給与制度そのものに対する改善や変更の機運も生まれにくくなる可能性もあります。

データ漏洩

給与データは個人情報の塊です。社内の場合でも、100%の防止は保証されませんが、一旦外部に出すということは、漏洩のリスクが一段階上がるということです。

規模によってはメリットにならない

従業員規模が数人レベルの場合は、社内で処理する方がタイムリーに処理できます。専用ソフトを使わなくても、税表データさえあれば、Excelで処理することも可能です。また、数十人レベルの場合も、社会保険労務士や税理士などと顧問契約を結んでいる場合、顧問料の中で処理してもらうことも可能です。

アウトソーシング・代行したほうがいいケース

従業員数

従業員数が数十名規模になると、アウトソーシング/代行の費用対効果が得られます。10名以下の場合は専門部署も必要なく、経理など社内の部署で行った方がスムーズです。

正確性

給与体系が多くて煩雑な場合はアウトソーシング/代行が向いています。体系に応じた計算の仕組みは業者側が考えてシステム化しますので、問題ありません。社内の担当者は、毎月複雑な計算をする業務から解放されます。

料金

社内の給与計算の担当者の人件費よりも月額料金が割安になる場合は、アウトソーシング/代行にメリットがあります。その際は、アウトソーシング/代行する業務範囲での人件費を計算しましょう。月例の給与計算だけアウトソーシング/代行するのか、賞与や年末調整、市県民税処理まで任せるのかどうかによって比較対象が変わってきます。

安全性

給与計算には様々な個人情報が含まれています。その個人情報の多くを外部に渡すわけですから情報漏洩に対する防御体制が出来ているかは、非常に重要です。
多くの企業は給与処理にパソコンを使用していますが、セキュリティー面で専門的な仕組みを取っている企業は少ないものです。セキュリティーポリシーや防御策、実績を明示できている業者は、逆に社内よりも一定の安全性があると言えるでしょう。

専門性

最新の労働法や税法関連の知識を持ち、最新情報を元に正確に給与処理を行うためには、社会保険労務士の資格を持つ担当者がいることが望ましいですが、中小企業においては、なかなか困難です。専門担当者が置けない場合などは、アウトソーシング/代行が有利であると言えます。

スピード

給与は締めから支給までの期間が定められていますので、スピーディーな処理が求められます。
サービスを提供する業者は多くの専門スタッフが常駐しているため、期間が短い場 合ほど、アウトソーシング方式が向いていると言えます。担当者の残業が減らせます。

柔軟性

給与処理はいろいろなイレギュラー処理が起こります。勤怠データが間に合わなかったり、支給項目や控除項目に変更があったりすることも考えられます。そんな、処理期限が限られた中でも柔軟な対応が出来る場合、アウトソーシング/代行でも可能であると言えます。

給与計算アウトソーシング/代行の料金や相場は?

では、給与計算のアウトソーシング/代行には、一体どのくらいの費用が掛かるのでしょうか?
インターネットの検索サイトGoogleで「給与計算 アウトソーシング」というキーワードで検索したところ、以下のような料金が出てきました。
検索に出てきた企業のうち、料金が公開されているサービスで、基本となる給与計算サービスのみを比較してみました。

料金の比較表(給与計算業務のみ)
企業 初期設定費用 10名の場合 50名の場合 100名の場合
A社

26,000円/月

84,000円/月

154,000円/月

B社

見積り

27,500円/月

57,500円/月

95,000円/月

C社

1ヶ月分

9,000円/月

37,500円/月

75,000円/月

D社

7,200円/月

66,000円/月

126,000円/月

E社

10,000円~

17,000円/月

45,000円/月

80,000円/月

F社

10,800円/月

32,400円/月

64,800円/月

G社

5,400円/月

27,000円/月

54,000円/月

H社

人数に応じて

12,000円/月

60,000円/月

120,000円/月

この表から計算してみると、大体次のような料金体系が相場であることが言えます。

  •   10名の場合:15,000円/月程度(180,000円/年)
  •   50名の場合:52,000円/月程度(624,000円/年)
  • 100名の場合:97,000円/月程度(1,164,000円/年)

金額を見て、どうお感じですか?
いろいろなアウトソーシング/代行サービスがある中で、意外に安い と感じられた方も多いのではないでしょうか?

まずは給与プロへお気軽にご連絡ください

まとめ、選ぶポイント、サービス紹介

給与計算をアウトソーシング/代行すべきかどうかの判断基準は以下のようにまとめられます。コスト面に関しては数値で比較し、非コスト面に関しては5段階評価などで比較してみると良いでしょう。

コスト比較

(給与計算部分の人件費 + 自社給与システムの費用) > アウトソーシング/代行コスト

非コスト比較

データ漏洩の被害、自社ノウハウ蓄積、問合せ対応、人事制度の改革のし易さなど

さらに、給与計算をアウトソーシング/代行する際に代行先を選ぶポイントとしては、以下の項目が挙げられるでしょう。

  • 処理の正確性
  • 料金の妥当性
  • データ漏洩に対する安全性
  • 法令などの専門性
  • スピーディーな処理能力
  • 給与処理の追加変更問い合わせに対する柔軟な対応

それらの選定項目に合致する給与アウトソーシング/代行サービスの一つとして、最近注目されている株式会社シスプロの 給与プロ というサービスをご紹介します。
代行先を選ぶポイントにそってサービスの特徴も見ていきます。

株式会社シスプロの特徴

人材紹介のサービスから出発した企業であり、最新のIT技術を駆使した、経理・給与など企業のバックオフィス業務をトータルにアウトソーシング/代行できる企業です。

株式会社シスプロ
http://www.syspro.co.jp/

「給与プロ」サービスの特徴

給与プロ についての筆者の感想をもとに、その特徴を簡単に説明してみます。

1社で全てをまかなえる処理能力

勤怠管理サービス、給与計算、賞与計算、労務保険・社会保険業務、住民税更新代行サービス、年末調整代行など、給与計算だけでなく前後の処理や関連処理も全てオプションで選べるサービス構成になっている。

トライしやすい価格設定

業界内でもかなりの低価格になっている。従業員50名まで月額1万円の料金設定(税抜、給与計算のみの場合)はチャレンジしやすい。

専門性が担保されている

最新の労働法・社会保険制度に対応している。給与計算代行専業のため、当然ながら最新の法改正に対応をしている。そのため、法改正対応から解放される。 人事・労務のプロフェッショナルである社会保険労務士と連携しているため、専門性を伴う高品質なサービスを提供している。

二重の安全性

個人情報の取扱いを適切に行う企業として認定を受けたプライバシーマーク認定事業者。
さらに、業務に携わるスタッフ全員、個人情報の取扱いに関する覚書、機密情報契約書を結んでいる。

痒いところに手が届く柔軟性

企業ごとの賃金規則や、締め日・支給日に合わせて処理できる。給与明細のweb化や退職後の処理、給与の前払いサービスまであり、従業員側に立った福利厚生まで考えられている。

問い合わせ先

給与プロhttps://www.kyuyo-pro.com

● 製品・サービス名:給与プロ
● 提供:株式会社シスプロ

給与計算のアウトソーシング(代行)について、メリットやデメリット、料金や相場、導入ポイント、最近注目されているアウトソーシング/代行企業事例などについてみてきましたが、いかがだったでしょうか?

2020年4月からは、いよいよ中小企業においても働き方改革がスタートします。
給与計算をはじめとする煩雑な社内業務に対しては、改めて取り組みの仕方を考えて行くべき時期に来ているのでしょう。コアな業務とノンコアな業務を見直し、生産性を高めていきましょう。

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